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Documento:

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS RECREODEPORTIVOS Y SOCIOCULTURALES

Autor:

Lic. HORACIO DUARTE FERNANDEZ
a s e r RECREATIVO

Origen:

V Congreso Nacional de Recreación
Coldeportes Caldas / Universidad de Caldas / FUNLIBRE
3 al 8 de Noviembre de 1998. Manizales, Caldas, Colombia.

 

 

 

 

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Ponencia


 

INTRODUCION

           

Gran parte de los programas recreativos en nuestro país tienen fama de superfluos, carentes de procesos, desorganizados y que no conducen a fines que permitan el desarrollo de los individuos, las comunidades o las empresas. 

 

Esta mala fama se debe en parte a la falta de formación técnica y profesional del personal que orienta las acciones recreativas en el campo social, empresarial y turístico.

 

Esta ponencia suministrará principios, procesos y herramientas prácticas que conduzcan a los participantes a planificar, organizar, ejecutar y controlar más técnicamente el programa recreativo con miras a lograr efectivos resultados y a que el dirigente mantenga o recupere el liderazgo ante los usuarios y directivos de las instituciones y comunidad en general.

 

Cuando los contenidos de la ponencia hablan de “Programa Recreativo” y de “Recreación”  me estoy refiriendo a las tres grandes áreas de la recreación: Deportiva, Sociocultural y Turística.

 

 

EL PROGRAMA RECREATIVO

 

 

1.1       PRINCIPIOS PARA PLANIFICAR EL PROGRAMA:

 

“Los principios dentro de un programa se basan en los hechos que se derivan del estudio del comportamiento humano y de la naturaleza de la sociedad en la cual vivimos, e incluye las experiencias y las soluciones que los dirigentes han enfrentado y solucionado ante problemas y situaciones diferentes”

 

El programa debe consistir en la realización de actividades que contemplen las finalidades buscadas por:

à               La institución: A través de sus fines y objetivos.

à               Los participantes: En su etapa de participación inicial  y posterior desarrollo.

à               Los dirigentes: Que determinan objetivos específicos y orientan la acción.

à               Los profesionales: Que tienen a su cargo la ejecución y convencimiento de las diferentes partes que conforman la estructura organizacional y están involucradas en le programa para evitar el rompimiento de la cadena durante todo el proceso.

 

El programa debe incluir diversas actividades basadas en tres aspectos importantes del participante:

¨              Sus necesidades.

¨              Sus intereses.

¨              Sus habilidades.

 

Lo más importante dentro del programa recreativo es el participante, en él debe estar centrada toda la atención.  La idea es programar con el participante y no para el participante.  Un programa debe ser suficientemente vasto como para proveer un campo amplio de opciones para toda la gente, sin ningún tipo de diferencias o preferencias por edad, sexo, habilidad, etc.

 

El valor de un programa y de las actividades que involucra, debe ser medido por el grado de influencia positiva que ejerce sobre le individuo.

à               Mayor apertura de su nivel cultural.

à               Aumento del equilibrio emocional.

à               Mayor nivel de participación social.

à               Mayor tolerancia en su accionar.

 

El programa no debe solamente reflejar la cultura a la que pertenece el participante, sino que debe tender a mejorarla:

·                La responsabilidad de los dirigentes debe, en primera instancia, llevar a desarrollar programas que afirmen la cultura personal.

·                También hay involucrada una responsabilidad por enriquecerla, es decir, no mirar la cultura como “entidad inflexible" imposible de modificar.

·                El programa debe tender a mejorar el nivel sociocultural del participante.

 

El programa debe ampliar los intereses de los participantes y orientarlos hacia experiencias más positivas y satisfactorias. Los deseos de los participantes sirven como referencia y punto de partida, nunca como una base exclusiva de un programa.

 

Los deseos y los intereses de las personas, por consiguiente de la comunidad, están limitados por experiencias.  Los dirigentes, especialmente los profesionales del área, deben presentar nuevos campos de acción.  No perpetuar y limitar.

 

El programa debe ser lo suficientemente amplio para servir en le presente y en el futuro a cada participante. Las actividades que componen un programa deben ser proyectadas de tal forma que las habilidades adquiridas puedan acompañar a las personas en el transcurso de su vida, sin que esto se constituya tomar partido por un solo tipo de actividades, sino que debe haber equilibrio entre lo actual y lo futuro.

 

Debemos tener en cuenta que las actividades recreativas son medios dentro del proceso de enseñanza y aprendizaje de hábitos para la vida y para el logro de fines.

 

Para que el programa recreativo cumpla su alcance educativo debe tener líneas claves de acción:

à               Que participen personas de diferentes edades.

à               Que participen a la par damas y varones.

à               Que concurran personas de diversos estratos socioeconómicos.

à               Que no existan limitaciones por diferencias políticas o religiosas.

à               Que se utilicen diversas técnicas de trabajo: individual, en grupo, masivo.

 

Todos los factores descritos anteriormente constituyen la metodología recreativa para lograr el verdadero alcance educativo de la recreación, pero estos mismos factores son los que la hacen vulnerable cuando no es profesionalmente orientada. Puede llegar a producir efectos contrarios a los deseados (contra-valores), y si las principales características de la actividad recreativa (libertad,  espontaneidad y  creatividad) deben ser cuidadosamente orientadas para no incurrir en el activismo.

 

 

2          CARACTERISTICAS DE UN PROGRAMA

 

EQUILIBRIO

-               Entre las diferentes actividades: El programa debe ofrecer en lo posible la misma cantidad de actividades en las áreas de música, teatro, deportes, campamentos, etc.

-               Entre las distintas edades: Posibilidad de participación de niños, jóvenes y adultos.

-               Entre los sexos: Dar la oportunidad de que participen hombres y mujeres.

-               Entre las actividades formales e informales.

 

DIVERSIDAD

-               El programa debe comprender un amplio espectro de actividades para todos los gustos y necesidades.

-               A través de la organización y la presentación de la actividad en forma distinta.

-               Diversidad de niveles de acuerdo al grado de habilidades de cada participante.

 

VARIEDAD:

-               Al presentar actividades especiales que rompen la rutina y motivan la participación.

-               Al  complementar el programa con otras actividades.

 

FLEXIBILIDAD:

-               Para responder a las necesidades cambiantes de los participantes.

-               Para adicionar actividades nuevas que respondan a demandas especiales.

 

 

3.         PRACTICAS UTILIZADAS CORRIENTEMENTE PARA PLANIFICAR EL PROGRAMA

 

Existen diferentes métodos o estilos que comúnmente se utilizan para planificar el programa, muchos de estos han surgido a través de la práctica misma, por tanto no responden a un esquema definido ni ofrecen una seguridad científica.

 

PRACTICA TRADICIONAL: 

 

Se buscan en el pasado las respuestas a los problemas del presente y se trata de imitar o mantener los éxitos alcanzados en otra época. Se supone que lo realizado es correcto y se profesa una devoción ciega al pasado.

 

Debilidades:   

-               No se evalúan los resultados en términos de los objetivos buscados.

-               No se evoluciona de acuerdo a las necesidades individuales ni a los cambios que en la comunidad se producen.

 

PRACTICA DE LOS DESEOS EXPRESADOS:

 

Se entrega a los participantes una nómina de actividades y se les solicita que marquen sus intereses, para posteriormente construir el programa con las actividades más elegidas.  Se da a los participantes lo que ellos deseen.

 

Debilidad: 

Los intereses de las personas están limitados por sus experiencias, su cultura, sus costumbres, etc.; esto hace que no se consiga proyectar crecimiento personal ni hacer una apertura a nuevos cambios.

 

PRACTICA CON DIRECCION AUTORITARIA: 

 

El dirigente, voluntario o profesional, toma las decisiones basado  en sus opiniones y experiencias personales.  Esto genera un programa con actividades uniformes dentro de un marco sumamente limitado.

 

Debilidades:

No hay respeto por las variables de edad, cultura, nivel intelectual, etc.

No se considera la experiencia del personal ejecutivo ni de los participantes,  con lo cual se restringen las posibilidades de un mayor compromiso de participación plena.

 

PRACTICA CORRIENTE: 

 

Se estudian otras instituciones similares para conocer la parte ejecutiva de sus programas y utilizar los mismos enfoques, de tal forma que se consigan resultados similares.

 

Debilidades:

Lo que se imita puede estar equivocado o responder a una situación muy particular.

Las culturas son diferentes en cada empresa o comunidad.

 

 

4.         RAZON DE SER DE LOS PROGRAMAS DE RECREACION EN EMPRESAS Y COMUNIDADES

 

Crear hábitos de sano esparcimiento.

Mejorar condiciones físicas, sociales y mentales.

Desarrollar el sentido de solidaridad, colaboración y trabajo en equipo.

Mejorar la productividad.

Mejorar la calidad de vida personal y empresarial.

Imagen empresarial.

Ser un medio para el logro de propósitos determinados.

 

 

QUE ESPERAN LOS USUARIOS DE LOS PROGRAMAS RECREATIVOS:

Variedad de actividades.

Diferentes oportunidades de participación.

Actividades de fácil y rápida ejecución.

Facilidades de participación.

Resultados inmediatos.

Que sean divertidos y placenteros.

Que sean económicos.

Que le permitan figurar.

Que permitan la integración del grupo laboral.

Que permitan la vinculación de la familia.

Que le quiten el menor tiempo posible.

 

PRINCIPALES PROBLEMAS PARA LA IMPLEMENTACION Y EJECUCION DE PROGRAMAS RECREATIVOS:

Bajos presupuestos.

Escasez de escenarios.

Carencia de procesos.

No hay valoración de las actividades recreativas.

Falta de apoyo de directivas.

Apatía.

 

POSIBLES CAUSA DE LA APATIA Y AL NO PARTICIPACION DE LOS USUARIOS EN LSO PROGRAMAS RECREATIVOS:

La cultura del no hacer:  Baja autoestima.

Deseos de recompensa.

Falta de un claro proceso administrativo:

Diagnósticos deficientes: Esto genera actividades no acordes a las necesidades y habilidades del participante, y calculo inexacto de recursos.

Deficiencia en la organización: Esto genera dificultades en la participación, incumplimiento, perdida de credibilidad y perdida de liderazgo.

 

 

4.         ESTRATEGIAS DE MOTIVACION PARA INCREMENTAR LA PARTICIPACION EN LOS PROGRAMAS RECREATIVOS.

 

Identifique claramente:

De la institución:  Misión, políticas, planes y programas.

Del núcleo de población: Necesidades, intereses, recursos, nivel cultural.

De los dirigentes:  Intereses.

 

Planifique, no improvise.

Desarrolle las etapas de la función administrativa: Planeación, organización, ejecución y control.

Las acciones que emprenda deben ser sentidas por las instituciones, los dirigentes, los voluntarios, los profesionales y los participantes.

Aplique los principios de calidad a sus programas: Puntualidad, rapidez, cumplimiento, simplicidad de trámites, buena atención y diversas alternativas.

Actúe como veedor: conozca su producto, sea persistente.

Involucre a directivos y usuarios en la planificación de los programas.

 

Motive el apoyo de directivas:

Muestre datos concretos y reales.

Demuestre las ganancias en beneficios para la empresa: Ambiente laboral, productividad, disminución del ausentismo, respuestas a compromisos de ley, integración de la comunidad.

Gerencie el ente a su cargo: Propicie el desarrollo y presente soluciones.

Interprete sus intereses: Actúe de acuerdo a las políticas empresariales y a los planes de desarrollo de la comunidad.

 

Motive la participación del personal de base:

Involucre al participante en todas las etapas de la planificación de un programa.

Planifique con base en necesidades, intereses y posibilidades.

Haga que el programa sea un medio no un fin.

Haga programas equilibrados, diversos, variados y flexibles.

Equilibre la atención de sus clientes.

Demuéstreles que ganan.

Facilite su participación.

Evalúe procesos y resultados.

 

Promocione – Divulgue:

Contacto persona a persona.            - Perifoneo interno y externo.

Comités de multiplicadores.              - Pasacalles.

Boletines informativos.                      - Pendones.

Afiches.                                              - Volantes.

Cartelera.                                           - Videos.

Revistas.

 

Apóyese en personal y servicios especializados: Profesionales, expertos, servicios complementarios especializados, etc.

 

No trabaje solo:

Conforme un Equipo de Apoyo.

Apóyese en comités y grupos ya existentes, tanto al interior como al exterior de su empresa o comunidad.

 

Informe tanto a superiores como a los participantes: Cuantitativos, cualitativos, cumplimiento de funciones.

 

 

TACTICAS PARA EL ÉXITO EN LA EJECUCION DE LOS PROGRAMAS RECREATIVOS:

 

Cumpla horarios.

Vaya un paso adelante.

Invite y asegure la presencia de directivos.

Mantenga actitud positiva.

Prevea alternativas ante imprevistos.

No suponga, verifique.

Cumpla lo programado.

No tenga preferencias.

Comparta con todos los participantes.

Ambiente y adecue los espacios.

Haga programas cortos y ágiles.

Haga la planimetría del evento.

Suministre información concreta a los oradores del evento.

 

 

5.         HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS PRACTICAS PARA ORGANIZACION Y CONTROL DE EVENTOS RECREATIVOS

 

 

5.1.      DISEÑO TECNICO:

 

¿Qué es? : 

Es un documento donde se consignan aspectos fundamentales del evento:

Nombre del evento.                                       -  Fechas de realización       

Objetivo                                                         -  Duración del evento

Metas                                                             -  Espacios

Descripción del presupuesto                        -  Beneficiarios          

Cobertura en personas y dependencias       -  Modelos de planillas

Criterios de comprobación de éxito              -  Relación de recursos

Contenidos específicos (Actividades)           -  Planos

Procesos de ejecución: Promoción, Inauguración, Desarrollo, Clausura.

 

Ventajas:

Evento técnicamente garantizado.

Guardar datos reales de los programas.

Base para futuras modificaciones.

Optimizar recursos.

Detectar puntos críticos.

Permite planear, controlar, verificar y dirigir.

 

 

5.2.      LISTA DE VERIFICACION DE TAREAS:

 

¿ Qué es? :

Relación de procesos, tareas o actividades que permiten verificar la realización y el desarrollo del evento.

 

Ventajas:

Disminuye la posibilidad de olvidos.

Permite delegar funciones.

Diversidad | cantidad de programas.

Logra objetivos en forma sistemática.

Herramientas de control.

Deja una memoria administrativa y operativa del evento.

Facilita la realización de programas futuros.

 

¿Cómo funciona? :

La efectividad de esta herramienta de trabajo consiste en incluir todas las tareas o actividades que usted debe hacer para la correcta realización de un evento en sus tres etapas: Pre-evento, evento y post-evento.

 

¿Qué debemos incluir? :

Pre - evento:

Elaboración de la propuesta.

Presentación y aprobación.

Reservas necesarias.

Medios de divulgación.

Reglamento.

Cotización y compras.

Apoyo logístico: Instalaciones, equipos, grupos de apoyo.

Implementación técnica: Montaje, decoración.

Inauguración.

Protocolo: Invitaciones, contratos.

 

Durante el evento: Verificar:

Apertura                                             -  Proveedores

Informes – boletines                          -  Horarios

Reuniones de control                        -  Cierre

Responsables de funciones              -  Otros

Implementación técnica

 

Post – evento: 

Desimplementación                                      -  Legalizaciones

Informes: cualitativos y cuantitativos -  Cierre

Agradecimientos                                           -  Otros

 

 

Formato de la Lista de Verificación de Tareas:

 

Evento: ____________________________   Fecha: _____________

 

Comisión: __________________________   Lugar: ______________

 

Responsable: ____________________________________________

 

FECHA    -    ACTIVIDAD   -   REALIZADO   -  OBSERVACIONES

 

 

5.3.      PLANIMETRIA:

 

¿Qué es? :

 Diseño gráfico (plano)  de los espacios físicos en donde se realizará el evento.

 

Ventajas:

Presenta una visión global del evento.

Facilita el trabajo de los comités.  Montajes, decoración, seguridad, equipos, proveedores, alimentos y bebidas, patrocinadores, recreadores, otros.

Permite delegar funciones.

Herramienta eficaz de control.

Se pueden hacer modificaciones oportunas.

Garantiza una presentación estética del evento.

Define espacios y evita conflictos.

 

¿Cómo funciona?

Elabore un plano general de los espacios físicos en donde se realizará el evento.

No olvide incluir en el plano general:

Primeros auxilios                      Zonas de circulación

Vías de acceso                         Areas para el desarrollo del evento

Salidas de emergencia             Zonas de alimentación

Servicios sanitarios                  Otros

 

Obtenga varias copias del plano general y ubique sobre cada copia independientemente y de acuerdo a las características del programa:

Montaje                       Decoración                 Actividades recreativas

Desplazamientos       Otros

 

Consulte y haga acuerdos con los responsables de cada comité para garantizar una adecuada implementación.

 

 

5.4.      PLANILLA DE COMISIONES:

 

¿Qué es? : 

Herramienta que permite tener una visualización y control específico de las funciones de cada una de las comisiones o bloques de acción dentro de un evento.

 

Ventajas:

Control específico del evento.

Evita improvisación.

Identifica responsables y apoyos por actividad.

Permite delegar con efectividad.

Facilita hacer un listado de recursos y presupuesto más real.

Incluye cronograma de actividades.

Controla la realización oportuna de las actividades.

Permite una evaluación más objetiva.

Deja una memoria administrativa y operativa del evento.

Permite la realización de programas futuros.

Identifica funciones específicas al equipo de trabajo.

 

 

Formato de la Planilla de Comisiones:

 

Evento: ____________________________   Fecha: _____________

 

Comisión: __________________________   Lugar: ______________

 

Responsable: ____________________________________________ 

 

 

FECHA - ACTIVIDAD - RECURSOS - REALIZADO - OBSERVACIONES

 

 

BIBLIOGRAFIA

 

HERMES YEVENES, Hermán.  El Programa Recreativo.

Conferencia preparada para el Seminario sobre Recreación, organizado por la Asociación de Jóvenes de Medellín.  Realizado en Noviembre de 1980.

 

VERGARA ESPINOSA, Mario. Planificación y Programación.

 

 

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