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Documento:

Lineamientos Técnicos y Operativos de las Ludotecas Naves
CAP. 3. COMPONENTE ADMINISTRATIVO OPERATIVO

Autor:

FUNLIBRE

Origen:

Documento elaborado por FUNLIBRE para
el ICBF y la Corporación Día del Niño.

AÑO: 2000

 

 

 

 

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Capítulo 3. COMPONENTE ADMINISTRATIVO OPERATIVO

 

3.1 PROCESOS

3.1.1 MANEJO DE ESPACIOS , JUEGOS Y JUGUETES

Si bien el sistema ESAR proporciona un espacio físico delimitado física y temáticamente, debemos recordar que la rotación de los niños a través de estos es voluntaria y libre.

El niño que accede a la ludoteca debe contar con la libertad para elegir el espacio y los juguetes con los que desarrollará su actividad durante el tiempo de permanencia, de tal manera que disfrute y utilice los juegos y juguetes de una manera creativa y recreativa.

El papel del ludotecario es velar por el cuidado y buen uso de los mismos, pero de manera principal tener una mirada crítica sobre el uso que los niños dan a los juegos, al tipo de interacciones que se generan, a la generación de dispositivos para potenciar su uso y su impacto sobre los procesos de los menores.

La capacidad de atención de las ludotecas se establece en 25 niños de manera simultánea, aun cuando este valor puede aumentar en aquellos casos que las características del espacio físico asignado al funcionamiento de la ludoteca , lo permitan.

Cuando el niño asiste por primera vez a la ludoteca se diligencia la ficha general de inscripción la cual debe contener toda la información solicitada. Después cada vez que vuelve sólo deberá inscribirlo en el registro diarios de usuarios y a continuación informarle de una manera lúdica, el reglamento, la forma de uso de los espacios y de los juegos, y de las normas de convivencia que intentamos fomentar como proceso pedagógico.

 

3.1.2 JUGUETES SEGUROS Y ACCEQUIBLES A TODOS

Para una mayor seguridad de los niños en el uso de los juguetes se seguirán y se tomarán las prevenciones básicas para que los niños accedan a juguetes en adecuadas condiciones de aseo. Se han de seguir las siguientes indicaciones:

 

Otra estrategia importante para lograr los objetivos propuestos, la constituye el sistema de préstamo de juegos y juguetes desde el programa. En este sentido, el niño que acude a la ludoteca se beneficia directamente de su uso, pero éste se encuentra restringido al espacio temporal en que se presta el servicio y la disponibilidad misma que se tenga en el momento.

No debemos olvidar que los juguetes generan en los niños sentimientos afectivos y relaciones simbólicas que hacen que los sienta suyos y por lo tanto tienen la expectativa de poderlos llevar con ellos.

Por otra parte, los juguetes y juegos de las ludotecas deben viabilizar que los padres y los hijos compartan actividades lúdicas, por medio de las cuales se fomente el afianzamiento del afecto, la comunicación y la confianza.

De esta manera, si bien en el estado actual del programa, no es favorable el préstamo de los juegos y juguetes que hacen parte de la dotación inicial, sí se debe propender por la generación de un stock de juegos y juguetes que hagan parte del servicio de préstamo externo.

Estos juguetes pueden elaborarse desde los programas mismos que ofrezca la ludoteca, con el empleo de material reciclable o de desecho, o como producto de las donaciones que realice la misma comunidad o las instituciones públicas o privadas como producto de la gestión del ludotecario.

Como parte del procedimiento para el préstamo de los juguetes se tiene que considerar los siguientes aspectos:

 

3.2 REGLAMENTO DE PRESTAMOS

 

Es importante para poder generar un reglamento tener en cuentas los siguientes criterios:

En las hojas finales de este componente como anexo, encontrarán un posible modelo de reglamento de la ludoteca el cual sirve a manera de ejemplo, en donde usted como ludotecario hará las modificaciones pertinentes según sus necesidades.

 

3.3 MANEJO DE INVENTARIOS

Es importante que todo tipo de programa ejerza un control y un manejo adecuado de los elementos que posee para ejecutar su actividad, de tal forma que se tenga la información al día de las existencias y el control para su mantenimiento físico. Por lo que se hace necesario conocer sobre los procedimientos y normas mínimas de control, para la optimización de los recursos recibidos en la ludoteca.

Por lo tanto para el manejo de los inventarios de los elementos que conforman una ludoteca se deben clasificar en:

 

por sus propias características tienen una duración muy corta,

o por el mismo uso el deterioro es acelerado. Ejemplo pinceles

que son usados por los niños y niñas en el programa,

vasos desechables que se usan para la mezcla de vinilos,

madejas de lana para trabajos de manualidades, etc.

 

elementos que por sus propias características

tienen una duración más larga, o que pueden

ser objeto de mantenimiento con lo cual se

le da un mayor tiempo de vida útil. Por ejemplo,

los juegos, juguetes y demás elementos con

los que se dota la ludoteca.

 

NOTA: Es importante aclarar que los elementos como computadora, Televisor, VHS, son fungibles y deben estar dentro del inventario, pero no son para préstamo externo, sino para uso dentro de la ludoteca y bajo la supervisión del ludotecario.

Teniendo la clasificación anterior el ludotecario debe proceder a generar una base de datos la cual se hace en forma manual o en computador que contenga como mínimo la siguiente información y que a manera de ejemplos contienen información:

 

3.3.1 FORMATO CONTROL DE INVENTARIO GENERAL

NOMBRE DE LA LUDOTECA:

RESPONSABLE:

MUNICIPIO:

CÓDIGO

DESCRIPCIÓN

FECHA DE INGRESO

FECHA DE RETIRO

CANTIDAD

DÍGITOS

TIPO DE ELEMENTO

 

 

 

 

1

FUNGIBLES

1.1

PINCELES

 

 

 

 

1.1.1

 

Nº 2

JULIO-30-2001

 

500

1.2

VASOS DESECHABLES

 

 

 

 

1.3

MADEJAS DE LANA

 

 

 

 

1.3.1

 

COLOR AZUL

JULIO-30-2001

 

400

 

 

 

 

 

 

2

NO FUNGIBLES

2.1.

AJEDREZ

 

 

 

 

2.1.1

 

Nº 5 CON 32 FICHAS MADERA

JULIO-30-2001

 

20

2.2.

PARQUES

DE CUATRO PUESTOS CON DOS DADOS Y 16 FICHAS

JULIO-30-2001

 

10

Los dígitos hacen referencia al código asignado a cada uno de los elementos que se consignan en el Kárdex, y permiten una identificación rápida y ordenada de la clasificación a la que corresponde.

NOTA: ESTA BASE DE DATOS DEBEN SER ACTUALIZADA CON LOS DIFERENTES SALDOS QUE SE REFLEJAN EN LAS TARJETAS DE KARDEX QUE SE TIENEN PARA LOS CONTROLES DE CADA ELEMENTO.

Con el fin de poder generar una información del movimiento y la cantidad en existencia de los elementos de una Ludoteca, la herramienta con que se cuenta, es el Kárdex, el cual debe contener como mínimo la siguiente información.

 

3.3.2 FORMATO TARJETA DE KARDEX

NOMBRE DE LA LUDOTECA:

 

ITEMS

 

 

CÓDIGO

FECHA

DESCRIPCIÓN

TIPO DE DOCUMENTO

CANTIDAD

INGRESOS

SALIDAS

SALDOS

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Por lo tanto del manejo del Kárdex se deben generar los siguientes informes:

Con todo lo anterior podemos decir que parte de la gestión administrativa de la ludoteca, está en el adecuado control que se realice de los Inventarios de elementos.

Teniendo en cuenta las recomendaciones anteriores debemos además llenar la siguiente ficha de control diario de movimiento de material (juegos y juguetes) la cual alimentara la información de las tarjetas del kardex.

 

3.3.3 FORMATO FICHA DE CONTROL DIARIO ( SA )

NOMBRE DE LA LUDOTECA

MUNICIPIO

FECHA

SALIDA DE ALMACEN – SA NO.

NOMBRE DE LA PERSONA RESPONSABLE QUE HACE EL RETIRO

DIRECCIÓN DE LA RESIDENCIA

TELEFONO

NOMBRE DEL NIÑO (A) BENEFICIARIO DEL JUGUETE

 

CODIGO

DESCRIPCIÓN

CANTIDAD

ESTADO ACTUAL DEL ELEMENTO

 

DESCRIPCIÓN DE LA SALIDA DE ALMACÉN – ( SA NO. )

NOMBRE DE LA LUDOTECA: Corresponde al nombre con el cual este funcionando.

MUNICIPIO: Se debe anotar el nombre del municipio donde está ubicada la ludoteca.

FECHA: Se debe anotar la fecha en la cual está se efectúa la salida del elemento.

CÓDIGO: Se debe anotar el código asignado al elemento, para lo cual cuenta como fuente de información la base de datos, o las tarjetas Kardex que se tienen.

DESCRIPCIÓN: Debe corresponder a la descripción del respectivo elemento tal como aparece registrado la base de datos, o las tarjetas Kardex.

CANTIDAD: Se debe tener en cuenta el tipo de unidad, es decir si está registrado por juegos ejemplo: un ajedrez el cual esta compuesto por un tablero y treinta y dos fichas, o un juguete ejemplo: una muñeca etc.

ESTADO ACTUAL DEL ELEMENTO: se debe hacer una pequeña descripción del estado actual del elemento, por ejemplo pueden existir cuatro situaciones 1. Excelente. 2 Bueno. 3. Regular. 4. inservible.

Nota: La ORDEN DE SALIDA debe ser utilizada cuando se hacen prestamos externos, a personas del municipio, a otras ludotecas y cuando se dan de baja por deterioro o que ya no prestan ningún servicio.

 

3.3.4 FORMATO FICHA DE CONTROL DIARIO ( EA )

NOMBRE DE LA LUDOTECA

MUNICIPIO

FECHA

SALIDA DE ALMACEN – EA NO.

NOMBRE DE LA PERSONA JURÍDICA O NATURAL

DIRECCIÓN

TELEFONO

TIPO DE ENTRADA: Donación _________ Compra ________ Construcción _______

CODIGO

DESCRIPCIÓN

CANTIDAD

ESTADO ACTUAL DEL ELEMENTO

 

DESCRIPCIÓN DE LA ENTRADA DE ALMACÉN –EA Nº

NOMBRE DE LA LUDOTECA: Corresponde al nombre con el cual esté funcionando.

MUNICIPIO: Se debe anotar el nombre del municipio donde está ubicada la ludoteca.

FECHA: Se debe anotar la fecha en la cual está se efectúa la entrada del elemento.

CÓDIGO: Se debe anotar el código asignado al elemento, para lo cual cuenta como fuente de información la base de datos, o las tarjetas Kardex que se tienen y en el caso de no tener el código asignado, se debe generar teniendo en cuenta el consecutivo si es Fungible o no Fungible.

DESCRIPCIÓN: Debe corresponder a la descripción del respectivo elemento tal como aparece en la factura, documento de donación o descripción que se le haga cuando es construido por la comunidad.

CANTIDAD: Se debe tener en cuenta el tipo de unidad, con la cual se le haga ingreso por ejemplo si es un balón se anotaría unidad, si es un juego por ejemplo de parques el cual esta compuesto por el tablero para cuatro jugadores, 16 fichas y dos dados, entonces anotamos un juego.

ESTADO ACTUAL DEL ELEMENTO: se debe hacer una pequeña descripción del estado actual del elemento, por ejemplo pueden existir cuatro situaciones 1. Excelente. 2 Bueno. 3. Regular. 4. Inservible.

Nota: La ORDEN DE ENTRADA debe ser utilizada cuando se reciben donaciones, cuando se compran o cuando se ingresan elementos construidos por la misma comunidad.

 

Como se dijo anteriormente a continuación le presentamos un modelo de reglamento el cual esperamos le sirva de guía para que usted diseñe su propio reglamento de acuerdo con sus necesidades:

 

MODELO DE REGLAMENTO

CAPITULO I

LA AUTORIDAD

El programa - Ludotecas naves - es un programa de la Corporación Día del Niño, liderado por la primera Dama de la Nación, Doña Nohra Puyana de Pastrana y apoyado por el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar I.C.B.F.

 

CAPITULO II

EL HORARIO DE SERVICIO

2.1. El horario de servicio estará expuesto en la entrada de cada ludoteca.

2.2. Nuestro horario de servicio es de 8:00 a.m. a 6:00 p.m. en jornada continua de Lunes a Domingo.

2.3. El acceso al público se suspenderá 30 minutos antes del cierre de la ludoteca con el fin de realizar los informes diarios. Sin embargo la ludoteca permanecerá funcionando hasta la hora señalada en el numeral 2.2..

2.4. Se dará a conocer con anterioridad las fechas en que por disposición de la autoridad o por necesidad del servicio haya que suspender la atención al publico.

2.5. Se evitará, en lo posible interrumpir el servicio durante el horario señalado.

 

CAPITULO III

EL PRESTAMO DE JUGUETES

Para el caso existen dos modalidades de préstamo: Préstamo interno y préstamo externo.

3.1. PRESTAMO INTERNO: La ludoteca ofrece el servicio de colección abierta, es decir que se le permite al usuario el contacto directo con los juguetes en las estanterías, sin haberlos solicitado previamente o solicitando el juego o juegos al ludotecario en caso de que este no se encuentre disponible en las estanterías.

3.2.PRESTAMOS EXTERNOS: Este servicio consiste en la autorización que se le otorga al usuario para llevar a su casa los diferentes juegos o juguetes construidos por la comunidad, con los que cuenta la ludoteca, siempre y cuando el material este disponible y el usuario se encuentre afiliado.

3.3. JUGUETES EN PRESTAMO A LA MISMA PERSONA. Para el préstamo externo se prestará un juguete por niño. Para el uso interno se prestarán cuantos sea necesario siempre y cuando no exista otro usuario que lo este solicitando.

3.4. Los días miércoles no se prestará el servicio de préstamo externo ya que se hará el arqueo general de inventarios por lo cual solo se prestará el servicio de préstamo interno.

3.5. Se ha establecido para el préstamo externo de juguete un máximo de tiempo de 72 horas, es decir, tres días a partir de la fecha de entrega del elemento.

3.6. El recibo de juguetes de préstamo externo se realizara únicamente en el horario de 8:00 a.m. a 10:00 a.m..

 

CAPITULO IV

NORMAS POR DAÑOS DE MATERIALES

Teniendo en cuenta que los materiales, juguetes, juegos, Videos, libros son de propiedad de todos los ciudadanos y deben estar en las mejores condiciones para el servicio de la comunidad se ha pensado en dos modalidades de sanción: La primera en tiempo de préstamo externo y la segunda con sanción económica.

4.1. Cuando al usuario se le pierda algún material, propiedad de la ludoteca, mientras lo posea bajo su responsabilidad con el compromiso de préstamo externo o interno debe notificar inmediatamente al ludotecario para acordar en que plazo debe ser repuesto el material; en caso de no poderse reponer los ludotecarios determinarán el procedimiento a seguir.

4.2. Cuando el usuario devuelve mutilado o deteriorados los materiales que tuvo en préstamo, deberá pagar el costo de su restauración o reponerlo en los términos indicados en el numeral anterior.

4.3. Al usuario que en las instalaciones de la ludoteca mutile algún material o lo sustraiga, le será suspendido el servicio por un tiempo determinado y se dará aviso a sus padres para que acuerden la manera de solucionar el impace.

 

CAPITULO V

EL COMPORTAMIENTO Y LAS BUENAS MANERAS

De acuerdo con la finalidad que tienen las - Ludotecas naves - el cual es un espacio para la recreación así como el aprendizaje a través del juego, es importante mantener buenas costumbres en el comportamiento de las personas tanto que allí laboran como los usuarios.

5.1. El aseo de la ludoteca estantes, juguetes, pisos, se realizara a diario y antes de la apertura de la misma con el fin de que no interfiera en los programas del día.

5.2. Todo niño que ingrese a la ludoteca deberá lavarse las manos antes del acceso a los juegos.

5.3. Todo niño que haga uso del servicio de colección abierta debe dejar en su sitio el material utilizado.

5.4. Revisar al finalizar el día los juegos que están más expuestos a daños, para prever que no se presenten accidentes con su uso por parte de los niños.

5.5. El ludotecario es responsable de impedir que su ludoteca se convierta en una guardería

 

Teniendo en cuenta que este es un proceso en el cual estamos construyendo herramientas e instrumentos para optimizar la labor en la - Ludoteca naves -, es bien importante dejar en claro que el ludotecario dentro de sus funciones deberá generar los sistemas de control para optimizar su labor administrativa – operativa, por ende todos los documentos, formatos podrán ser modificados y adecuados a sus necesidades al menos hasta que lleguemos a formatos unificados.

 

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